Dienstleister und KI: Daten kontrolliert weitergeben

Zuerst verstehen, welche Daten wohin gelangen

Eine Dienstleisterprüfung beginnt beim tatsächlichen Vorgang. Welche Aufgabe soll erledigt werden? Welche personenbezogenen Daten werden dafür benötigt? Welche Menschen sind betroffen? Neben den offensichtlichen Inhalten gehören Benutzerkonten, Nutzungsprotokolle, Supportanfragen und Sicherungskopien dazu. Ein System kann ohne Kundennamen arbeiten und trotzdem Beschäftigtendaten verarbeiten. „Wir laden nur Dokumente hoch“ beschreibt eine Bedienhandlung, noch keinen Datenfluss.

Eine einfache Übersicht reicht für den Einstieg: Eingang der Daten, Verarbeitung, beteiligte Stellen, Speicherorte, Zugriffe und Löschung. Dabei sollten auch Erweiterungen und angebundene Systeme sichtbar werden. Ein Cloudspeicher, ein zusätzlicher Übersetzungsdienst und eine KI-Suche können drei getrennte Anbieterbeziehungen erzeugen. Der gemeinsame Bildschirm macht daraus keinen einzigen Dienstleister. Ebenso wenig bedeutet eine gemeinsame Marke automatisch eine einzige verantwortliche Gesellschaft.

Die eigene Rechtsgrundlage und die Erforderlichkeit bleiben zu prüfen. Ein Auftragsverarbeitungsvertrag erlaubt nicht plötzlich eine Datennutzung, die vorher unzulässig war. Fehlen bereits Zweck oder Rechtsgrundlage, hilft zunächst die Seite zu den Datenschutzgrundlagen. Meine praktische Empfehlung: Unbekannte Datenwege als offene Punkte festhalten, mit Zuständigkeit und Termin. Eine leere Tabellenzelle ist weniger gefährlich als eine unbelegte Annahme, sofern sie niemand für eine Freigabe hält.

Grafik 1 · Datenwege vor der Freigabe verstehen

01Aufgabe
Zweck, Daten und betroffene Menschen bestimmen.
02Verarbeitung
Anbieter, weitere Stellen, Supportzugriffe, Protokolle und Sicherungskopien erfassen.
03Ende
Aufbewahrung, Rückgabe und Löschung klären.

Die Prüfung umfasst auch Support, Protokolle und Sicherungskopien; ihre Datenwege können sich unterscheiden.

Die tatsächliche Rolle entscheidet über den Vertrag

Ein Auftragsverarbeiter verarbeitet personenbezogene Daten im Auftrag eines Verantwortlichen. Der Verantwortliche bestimmt Zwecke und wesentliche Mittel; der Dienstleister hat innerhalb des Auftrags Spielraum bei der technischen Umsetzung. Ein gehostetes System für die eigene Kundenverwaltung ist häufig so organisiert. Entscheidend sind die wirklichen Aufgaben und Entscheidungen, nicht die Überschrift des Vertrags. Die Rollenbegriffe ergeben sich aus Artikel 4 DSGVO; der Europäische Datenschutzausschuss erläutert ihre Anwendung in den Leitlinien 07/2020.

Verfolgt der Empfänger eigene Zwecke, kann er eigenständig Verantwortlicher sein. Bestimmen mehrere Beteiligte Zwecke und Mittel gemeinsam, kommt gemeinsame Verantwortlichkeit mit einer Vereinbarung nach Artikel 26 in Betracht. Die bloße Zusammenarbeit oder Nutzung derselben Plattform genügt dafür nicht. Derselbe Anbieter kann je nach Verarbeitung unterschiedliche Rollen haben, etwa Auftragsverarbeiter für gespeicherte Inhalte und Verantwortlicher für bestimmte eigene Abrechnungsprozesse.

Die Prüfung wird deshalb pro Verarbeitung vorgenommen. Wer legt den Zweck fest? Wer entscheidet, welche Personen und Daten einbezogen werden? Darf der Anbieter Inhalte für eigene Produkte verwenden? Ein pauschaler AV-Vertrag über sämtliche Beziehungen kann die Antwort verdecken. Wenn eigene Zwecke hinzukommen, müssen auch Rechtsgrundlage, Transparenz und die Zulässigkeit der Weitergabe dazu passen. Rollen sauber zu unterscheiden ist keine juristische Dekoration: Daraus folgt, wer welche Pflichten erfüllt und wer Anfragen beantworten muss.

Was ein Auftragsverarbeitungsvertrag leisten muss

Artikel 28 DSGVO verlangt bei Auftragsverarbeitung einen bindenden Vertrag oder ein anderes zulässiges Rechtsinstrument. Die Vereinbarung muss unter anderem Gegenstand und Dauer, Art und Zweck, Datenarten, betroffene Personengruppen sowie Rechte und Pflichten des Verantwortlichen beschreiben. Hinzu kommen dokumentierte Weisungen, Vertraulichkeit, Sicherheit, Unterstützung bei Betroffenenrechten und weiteren Datenschutzpflichten sowie Nachweise und Kontrollmöglichkeiten. Die elektronische Form ist möglich.

Für die praktische Prüfung sind Anlagen häufig wichtiger als der freundliche Titel. Passt die Leistungsbeschreibung zum tatsächlich gebuchten Produkt? Sind die Schutzmaßnahmen konkret genug? Kann der Anbieter Auskünfte, Berichtigungen und Löschungen unterstützen? Wie meldet er Datenschutzverletzungen? Als Auftragsverarbeiter muss er eine Verletzung dem Verantwortlichen unverzüglich melden. Eine interne Kontaktliste und ein funktionierender Meldeweg helfen mehr als eine Vertragsklausel, die im Ernstfall niemand findet.

Ein standardisierter Vertrag ist nicht automatisch schlecht. Entscheidend ist, ob er die Anforderungen und den konkreten Einsatz abdeckt. Umgekehrt kann ein individuell verhandeltes Dokument erhebliche Lücken haben. Halten Sie die vereinbarte Version, Anlagen und Freigabebedingungen nachvollziehbar fest. Der AV-Vertrag gehört in den Arbeitsablauf von Einkauf, Fachbereich und Betrieb. Im Vertragsarchiv ist er gut aufgehoben; seine Aufgaben erledigt er dort allerdings nicht von selbst.

Unterauftragnehmer und Schutzmaßnahmen nachhalten

Ein Anbieter arbeitet häufig mit weiteren Auftragsverarbeitern, beispielsweise für Hosting, Support oder Benachrichtigungen. Artikel 28 verlangt dafür eine vorherige gesonderte oder allgemeine schriftliche Genehmigung. Bei allgemeiner Genehmigung muss der Anbieter über beabsichtigte Änderungen informieren und Gelegenheit zum Einspruch geben. Die einschlägigen Datenschutzpflichten sind den weiteren Auftragsverarbeitern aufzuerlegen. Eine veröffentlichte Liste ist hilfreich, ersetzt aber keinen nachvollziehbaren Änderungsprozess.

Technische und organisatorische Maßnahmen, kurz TOMs, müssen zur Verarbeitung und ihren Risiken passen. Typische Prüfbereiche sind Berechtigungen, Mehrfaktoranmeldung, Verschlüsselung, Mandantentrennung, Protokollierung, Wiederherstellung und sichere Löschung. Welche Nachweise sinnvoll sind, hängt vom Dienst ab. Ein Zertifikat kann Hinweise liefern, muss aber hinsichtlich Geltungsbereich, Aktualität und geprüfter Leistung eingeordnet werden. Das Logo auf der Website verrät darüber erstaunlich wenig.

Verteilen Sie auch die eigenen Aufgaben: Wer vergibt Konten? Wer prüft ausscheidende Beschäftigte? Wer liest Änderungsmitteilungen? Ein gut abgesicherter Anbieter gleicht eine öffentliche Freigabe vertraulicher Ordner nicht aus. Die Auswahlprüfung und spätere Kontrollen sollten dem Risiko entsprechen. Für eine Anwendung mit Gesundheitsdaten sind andere Nachweise nötig als für einen eng begrenzten Hilfsdienst. Die Risikobewertung und eine gegebenenfalls notwendige DSFA helfen bei dieser Abstufung.

Drittlandtransfers sind mehr als eine Standortfrage

Bei Übermittlungen personenbezogener Daten in Staaten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums gelten zusätzlich die Anforderungen aus Kapitel V DSGVO. Der Datenfluss muss deshalb einschließlich weiterer Empfänger und möglicher Zugriffe betrachtet werden. „Server in der EU“ beantwortet zunächst die Frage nach einem Speicherort. Es klärt nicht automatisch, welche andere Gesellschaft im Support Zugriff erhält oder wohin Protokolle übertragen werden.

Je nach Fall kommen ein einschlägiger Angemessenheitsbeschluss oder geeignete Garantien, beispielsweise Standarddatenschutzklauseln, in Betracht. Bei Garantien nach Artikel 46 muss geprüft werden, ob sie unter den konkreten Umständen wirksam schützen; gegebenenfalls braucht es ergänzende Maßnahmen. Die Empfehlungen 01/2020 des Europäischen Datenschutzausschusses beschreiben dieses Vorgehen. Ausnahmen nach Artikel 49 sind kein bequemer Standardweg für dauerhaft ausgelagerte Verarbeitung.

Verschlüsselung ist wichtig, löst aber nicht jede Konstellation: Wer Inhalte zur Leistungserbringung im Klartext benötigt, erhält dadurch nicht automatisch keinen Zugriff mehr. Ebenso beweist die Herkunft eines Konzerns allein noch keinen bestimmten Transfer. Prüfen Sie die tatsächlichen Gesellschaften, Zugriffe, Vertragsbeziehungen und Garantien. Dokumentieren Sie Ergebnis und offene Bedingungen. Aktuelle Entscheidungen und der jeweilige Geltungsbereich müssen zum Zeitpunkt der Freigabe geprüft werden; eine alte Anbieterpräsentation reicht dafür nicht.

Grafik 2 · Drei getrennte Fragen zur Datenweitergabe

01Rolle
Wer entscheidet über Zwecke und wesentliche Mittel?
02Schutz
Welche Maßnahmen sichern die konkrete Verarbeitung?
03Übermittlung
Gibt es Drittlandzugriffe und eine tragfähige Grundlage?

Die drei Prüfungen ergänzen sich. Ein AV-Vertrag ersetzt keine Transferprüfung.

Bei KI auch Training, Prompts und Ausgaben prüfen

Bei KI gehören die Eingaben, häufig Prompts genannt, hochgeladene Dateien, erzeugte Antworten und gespeicherte Gesprächsverläufe in die Betrachtung. Hinzu kommen verbundene Wissensbestände und Werkzeuge. Eine Suche über interne Dokumente kann Berechtigungsgrenzen sichtbar machen, die bisher nur deshalb niemand bemerkte, weil die Suche schlecht war. Mehr technische Leistungsfähigkeit ist dann zunächst mehr Sichtbarkeit eines alten Problems.

Klären Sie für den konkreten Tarif und die konkrete Funktion, ob Inhalte zum Training oder zur Produktverbesserung verwendet werden, wie lange sie gespeichert bleiben und welche menschlichen Prüfungen vorgesehen sind. „Kein Training“ bedeutet nicht automatisch „keine Speicherung“ oder „kein Zugriff“. Eine Abschaltmöglichkeit ist nur hilfreich, wenn sie verlässlich eingestellt, dokumentiert und gegen unbeabsichtigte Änderung abgesichert ist. Anbieterangaben müssen den tatsächlichen Vertrag und Betrieb beschreiben.

Eine Freigabe benennt erlaubte Daten, zugelassene Funktionen, Konten und Grenzen. Personenbezüge sollten entfernt werden, soweit die Aufgabe sie nicht benötigt. Pseudonyme bleiben personenbezogen, wenn eine Zuordnung möglich ist. Bei Ergebnissen sind Richtigkeit und mögliche Auswirkungen auf Menschen zu prüfen. Die DSK-Orientierungshilfe zu KI bietet hierfür Prüffragen; technische Details ergänzt die Seite Daten und Sicherheit bei KI. Ein freigegebener Textassistent ist noch keine Freigabe für die vollständige Personalakte.

Fiktives Beispiel: Antworten auf Kundenanfragen

Ein fiktiver mittelständischer Betrieb möchte einen KI-Dienst einsetzen, um Antworten auf Kundenanfragen vorzubereiten. Im ersten Vorschlag sollen sämtliche E-Mails einschließlich Anhängen übertragen werden. Die Sichtung zeigt: Manche Nachrichten enthalten private Telefonnummern, Zahlungsinformationen und Angaben zu Erkrankungen. Für eine sprachliche Überarbeitung sind viele dieser Informationen überhaupt nicht nötig. Der erste Fortschritt besteht deshalb im Eingrenzen der Aufgabe.

Der Betrieb entscheidet sich für einen begrenzten Test mit erfundenen Anfragen. Parallel werden Anbieterrolle, Vertragsbedingungen, Unterauftragnehmer, Datenwege und Speicherfristen geprüft. Für einen späteren Einsatz sollen Beschäftigte nur erforderliche Textteile eingeben, sensible Angaben vorher entfernen und Antworten fachlich kontrollieren. Eine automatische Verbindung zum gesamten Postfach wird zunächst nicht Bestandteil der Freigabe. Ob das verbleibende Verfahren zulässig ist, wird gesondert bewertet.

Das Beispiel ist keine reale Projekterfahrung und keine pauschale Freigabe für Kundendaten in KI-Diensten. Es zeigt einen Arbeitsansatz: erst den Zweck verkleinern, dann Anbieter und Einstellungen passend bewerten. Der Test darf nicht unbemerkt zum Dauerbetrieb werden. Vor dem Einsatz mit echten Daten werden offene Punkte geschlossen, Verantwortliche benannt und die Entscheidung dokumentiert. Gute Ergebnisse aus erfundenen Beispielen belegen die Bedienbarkeit; sie beantworten noch keine Datenschutzfrage zu echten Kunden.

Den Ausstieg vor dem Einstieg regeln

Zum kontrollierten Einsatz gehört ein kontrolliertes Ende. Bei Auftragsverarbeitung sieht Artikel 28 nach Abschluss der Leistungen grundsätzlich Löschung oder Rückgabe nach Wahl des Verantwortlichen und die Löschung vorhandener Kopien vor, soweit keine gesetzliche Speicherung vorgeschrieben ist. Praktisch zu klären sind Exportformat, Fristen, weitere Auftragsverarbeiter und der Umgang mit Sicherungskopien. Ein gelöschtes Benutzerkonto ist kein verlässlicher Nachweis, dass alle Inhalte entfernt wurden.

Testen Sie bei wichtigen Anwendungen frühzeitig, ob ein brauchbarer Export möglich ist. Nach einer Kündigung sind außerdem Schnittstellen, Zugangsdaten und Berechtigungen zu schließen. Müssen einzelne Daten noch aufbewahrt werden, braucht es dafür eine nachvollziehbare Grundlage, eingeschränkten Zugriff und eine Frist. Bei KI sollte schon vor der Auswahl klar sein, wie sich Eingaben, Gesprächsverläufe und angebundene Wissensbestände löschen lassen.

Mein nächster Schritt wäre eine kurze Freigabenotiz für einen konkreten Dienst: Zweck, erlaubte Daten, Rolle, Vertragsstand, Datenwege, Maßnahmen, offene Punkte und nächste Überprüfung. Das lässt sich in die ersten Schritte im Datenschutz einordnen. Für Störungen braucht es den Anschluss an Anfragen und Datenpannen. Diese Seite bietet allgemeine Orientierung zur DSGVO, keine Einzelfallprüfung. Fachlicher Quellenabgleich: 28. Oktober 2026.

Häufige Fragen

Brauche ich mit jedem Dienstleister einen AV-Vertrag?

Nein. Ein Vertrag nach Artikel 28 DSGVO ist erforderlich, wenn der Dienstleister personenbezogene Daten in Ihrem Auftrag verarbeitet. Eigenständig oder gemeinsam Verantwortliche sind anders einzuordnen. Prüfen Sie deshalb die tatsächliche Verarbeitung und die Entscheidung über Zwecke und wesentliche Mittel. Die Bezeichnung als Dienstleister oder Partner allein entscheidet die Rolle nicht.

Reicht ein EU-Rechenzentrum für die Freigabe?

Nein. Der Speicherort beantwortet nur einen Teil der Prüfung. Weitere Anbieter, Supportzugriffe und andere Datenwege können relevant sein. Daneben bleiben Rechtsgrundlage, Rollen, Schutzmaßnahmen und Betroffenenrechte zu prüfen. Umgekehrt ist die bloße Zugehörigkeit zu einem ausländischen Konzern noch keine vollständige Beschreibung eines konkreten Drittlandtransfers. Entscheidend sind die tatsächlichen Verhältnisse.

Sind Daten ohne Namen automatisch anonym?

Nein. Auch Aktenzeichen, seltene Sachverhalte oder die Kombination mehrerer Merkmale können Personen erkennbar machen. Eine ersetzte Namensangabe führt häufig nur zu einer Pseudonymisierung. Ob Daten anonym sind, hängt davon ab, ob eine Person unter Berücksichtigung der vernünftigerweise einsetzbaren Mittel identifiziert werden kann. Bei Unsicherheit sollten die Angaben weiterhin wie personenbezogene Daten behandelt werden.

Kann ich einen KI-Dienst mit abgeschaltetem Training nutzen?

Die Einstellung ist ein wichtiger Prüfpunkt, aber keine vollständige Freigabe. Zu klären bleiben unter anderem Eingaben, Speicherung, Protokolle, Zugriffe, Anbieterrolle und mögliche Übermittlungen. Auch die eigene Rechtsgrundlage muss passen. Die Bewertung gilt für den konkreten Vertrag, Tarif und Funktionsumfang; eine ähnliche Oberfläche bedeutet nicht automatisch dieselben Datenschutzbedingungen.

Muss ich jede Änderung der Unterauftragnehmer ablehnen?

Nein. Bei einer allgemeinen Genehmigung sieht Artikel 28 Informationen über beabsichtigte Änderungen und eine Einspruchsmöglichkeit vor. Organisatorisch muss jemand diese Mitteilungen bewerten. Relevant sind etwa neue Aufgaben, Zugriffe oder Drittländer. Welche Reaktion erforderlich ist, hängt von der Änderung und den Vertragsbedingungen ab. Ein ungelesenes Funktionspostfach ist dafür kein belastbarer Prozess.

Genügt ein Sicherheitszertifikat des Anbieters?

Ein passendes und aktuelles Zertifikat kann die Prüfung unterstützen. Es ersetzt weder die Bewertung der konkreten Verarbeitung noch fehlende Vertragsregelungen. Prüfen Sie, welche Gesellschaft, Leistung und Standorte erfasst sind und welche Fragen offenbleiben. Datenschutz umfasst neben Sicherheit auch Zweckbindung, Rechtsgrundlagen, Transparenz und Betroffenenrechte. Diese Themen werden durch ein Sicherheitszertifikat nicht automatisch vollständig beantwortet.

Wie oft sollte eine Freigabe überprüft werden?

Die DSGVO gibt hierfür keine einheitliche Jahresfrist für alle Dienste vor. Sinnvoll ist eine dem Risiko entsprechende Überprüfung mit klaren Auslösern: neue Funktionen, veränderte Datenarten, andere Empfänger, Vertragsänderungen oder Sicherheitsvorfälle. Ein kleiner Hilfsdienst braucht eine andere Prüftiefe als eine zentrale Personalplattform. Dokumentieren Sie, wer Veränderungen bewertet und welche Bedingungen eine erneute Freigabe verlangen.

Quellen und weitere Informationen

Von Wolfgang Lanzrath

Diese Seite erläutert Grundlagen und ersetzt keine rechtliche oder datenschutzrechtliche Prüfung des Einzelfalls.
Quellenstand: 28. Oktober 2026.